ในระบบ SMEMOVE เมื่อผู้ใช้งานทำการสร้างเอกสารค่าใช้จ่ายมากกว่า 1 รายการ แต่ผู้ใช้งานไม่ต้องการจะทำการจ่ายทีละรายการ
เพื่อความสะดวก รวดเร็ว ผู้ใช้งานสามารถทำการรวบจ่าย โดยการรวบจ่ายในระบบสามารถทำได้ 2 วิธีคือ
- รวมจ่ายตามซัพพลายเออร์
- แยกตามรายการค่าใช้จ่าย
โดยทั้ง 2 วิธีมีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนการรวมจ่ายตามซัพพลายเออร์
เมื่อผู้ใช้งานทำการสร้างเอกสารค่าใช้จ่ายมากกว่า 1 รายการเรียบร้อยแล้ว และต้องการรวบจ่ายให้ทำตามขั้นตอนดังนี้โดยที่จะต้องเป็นเอกสารที่ยังไม่ได้ทำการจ่ายเท่านั้น
- เลือกเอกสารที่ต้องการรวบจ่าย
- เลือกที่คำว่า “สร้างรายการจ่ายชำระ”
- เลือกรูปแบบการสร้างใบสำคัญจ่าย โดยเลือกเป็น “รวมจ่ายตามซัพพลายเออร์”
- กรอกรายละเอียดการจ่ายเช่น รูปแบบการชำระเงิน ช่องทางชำระเงิน และกดยืนยันรายการ
- หากเลือกเป็น “รวมจ่ายตามซัพพลายเออร์” ระบบจะสร้างเอกสารใบสำคัญจ่ายตามจำนวนซัพพลายเออร์
เช่น หากมี ซัพพลายเออร์ 4 ราย ระบบจะสร้างใบสำคัญจ่าย 4 ใบ
ขั้นตอนรวบจ่ายแบบ แยกตามรายการ
เมื่อผู้ใช้งานทำการสร้างเอกสารค่าใช้จ่ายหลายรายการเรียบร้อยแล้ว และต้องการสร้างใบสำคัญจ่ายโดยไม่ต้องสร้างทีละใบ
ผู้ใช้งานสามารถทำตามขั้นตอนได้ดังนี้
- รวบเอกสารที่ต้องการรวบ
- เลือกที่คำว่า “สร้างรายการจ่ายชำระ”
- เลือกรูปแบบการสร้างใบสำคัญจ่าย โดยเลือกเป็น “แยกตามรายการค่าใช้จ่าย”
- กรอกรายละเอียดการจ่ายเช่น รูปแบบการชำระเงิน ช่องทางชำระเงิน และยืนยันรายการ
- หากเลือกเป็น”แยกตามรายการค่าใช้จ่าย” ระบบจะทำการสร้างใบสำคัญจ่ายตามเอกสารค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
เช่น มีเอกสารค่าใช้จ่าย (EX) 6 ใบ ระบบจะทำการสร้างเอกสารใบสำคัญจ่าย (PP) 6 ใบ.
